１ 同窓会のサークル活動として、サークルを立ち上げる場合は、講師を含め最低５名のメンバーを募る。メンバーは必ず全員同窓会員であること。サークル認定申請書に活動内容を具体的に記入し、同窓会本部に提出、評議員会の認定を受ける。
２ サークル活動は同窓会員の親睦を目的とする。カルチャー教室のようなビジネスライクになってはならない。
３ メンバーの中に、必ず責任者を決める。
４ 責任者は、毎回「ウヰルミナハウス使用申込書」を提出し、当日責任を持って法人事務局からウヰルミナハウスの鍵を借り、部屋の管理を行う。活動後は部屋の片付け、清掃をして、閉館チェックシートに従い点検をした後、施錠を行い、法人事務局に閉館チェックシートと鍵を返却する。ウヰルミナハウス使用は１階のみとする。２階は使用しない。
５ 活動日当日、責任者が参加できないことがわかった場合、速やかに法人事務局に連絡し、代理の責任者を指名すること。代理責任者は、鍵の借用、返却及び、部屋の最終点検の責任を負うこと。
6 サークル内でメンバーから活動費等を集金する場合は会計を決め、必要経費等の支払いなど、サークル内のお金の入出金を担当する。講師へお礼をする場合は、個人で直接手渡しはせず、活動費から会計が支払う。
７ 同窓会評議員会において活動が適切でないと判断された場合、同窓会本部からの認定は取り消しとなり、ウヰルミナハウスの使用はできない。
８ サークル内で起きた問題は、サークル内で解決する。同窓会本部は一切、責任を負わない。
（平成26年9月6日、評議員会決定）
